Relatório de peritagem: estrutura, prazos e checklist

O relatório de peritagem é o documento em que o perito regista o que observou, como o observou e que conclusões retira. Num sinistro automóvel, num dano em habitação ou num processo de averiguação, é a peça que a seguradora usa para decidir e que o lesado pode vir a ler. Por isso, tem de ser claro, completo e defensável.

Este guia descreve a estrutura habitual de um relatório de peritagem, os prazos legais que o condicionam no ramo automóvel, os erros mais comuns e uma checklist de revisão que qualquer gabinete pode adotar.

O que é um relatório de peritagem e a quem se destina

O relatório de peritagem é a descrição técnica e fundamentada de um sinistro e dos danos dele resultantes. Não é uma decisão sobre a responsabilidade nem sobre a indemnização. É a base factual sobre a qual essas decisões são tomadas.

Os seus leitores são vários, e cada um procura algo diferente:

• Gestor de sinistros da seguradora: precisa de factos verificados, de uma quantificação dos danos e de uma conclusão inequívoca.
• Tomador do seguro, segurado ou terceiro lesado: no ramo automóvel, a lei obriga a seguradora a disponibilizar-lhes os relatórios de peritagem (artigo 36.º do Decreto-Lei n.º 291/2007).
• Coordenação do gabinete de peritagem: revê o relatório antes da entrega e responde por ele perante o cliente.
• Advogados e tribunais: em caso de litígio, o relatório é lido como prova, frase a frase.

Escrever a pensar no leitor mais exigente, ou seja, o que procura contradições, é a regra mais útil.

Estrutura típica, secção a secção

Não existe um modelo de relatório de peritagem imposto por lei. Cada seguradora define os seus requisitos. Ainda assim, a maioria dos relatórios bem construídos segue esta ordem.

1. Identificação

• Número do processo e referência da seguradora;
• Apólice, tomador, segurado e, se aplicável, terceiros;
• Bem peritado (matrícula, marca, modelo e VIN; ou morada e tipo de imóvel);
• Perito responsável, data e local da vistoria;
• Tipo de relatório (preliminar, final ou complementar) e número de versão.

2. Circunstâncias do sinistro

Descreva a data, a hora, o local e a dinâmica do sinistro conforme declarados, indicando sempre a fonte: participação, declaração amigável, auto policial ou declaração verbal. Separe o que foi declarado do que foi verificado.

3. Constatações

Registe o que o perito observou diretamente na vistoria: danos visíveis, estado geral do bem, danos anteriores ou não relacionados, e a compatibilidade entre os danos e a dinâmica declarada. Use linguagem descritiva e evite juízos que não decorram da observação.

4. Elementos de prova

Liste fotografias, documentos, orçamentos, faturas e declarações recolhidas. Cada constatação relevante deve remeter para pelo menos um elemento de prova.

5. Avaliação dos danos

Discrimine as operações de reparação, as peças, a mão de obra e os materiais, ou a estimativa de reconstrução no caso de imóveis. No ramo automóvel, quando a reparação não é viável, aplica-se o regime de perda total do artigo 41.º do Decreto-Lei n.º 291/2007. Há perda total quando a reparação é material ou tecnicamente desaconselhável, ou quando o valor estimado da reparação, somado ao do salvado, ultrapassa 100 % do valor venal (veículos com menos de dois anos) ou 120 % (veículos com mais de dois anos). Nesse caso, a seguradora tem de informar o lesado sobre quem quantificou a reparação, o valor venal e a estimativa do salvado. O relatório deve, portanto, conter esses elementos de forma explícita.

6. Conclusões

Resuma, em poucas frases, o enquadramento do sinistro, o montante apurado e eventuais reservas ou diligências pendentes. As conclusões não devem introduzir factos novos: tudo o que nelas consta deve estar sustentado nas secções anteriores.

Prova e rastreabilidade

Um relatório só é tão forte quanto a cadeia que liga cada afirmação à sua prova. Algumas práticas reforçam essa cadeia:

• Numerar as fotografias e referi-las no texto (“ver foto 7”), em vez de as anexar em bloco.
• Registar a origem de cada dado: observado pelo perito, declarado por quem, ou retirado de que documento.
• Preservar os originais com data e hora de captura e não substituir ficheiros depois da entrega.
• Manter o histórico de versões: se o relatório for alterado, deve ser possível saber o que mudou, quando e por quem.
• Identificar quem reviu e quem aprovou o relatório, além de quem o redigiu.

A rastreabilidade protege o perito, o gabinete e a seguradora. Em caso de reclamação, permite demonstrar que a conclusão resultou dos factos disponíveis naquele momento.

Prazos legais no ramo automóvel (Decreto-Lei n.º 291/2007)

O Decreto-Lei n.º 291/2007, de 21 de agosto, que regula o seguro obrigatório de responsabilidade civil automóvel, fixa prazos para a regularização de sinistros que incidem diretamente sobre a peritagem. Os deveres recaem sobre a empresa de seguros, mas, na prática, os prazos de peritagem e de relatório dependem do gabinete que executa o trabalho.

Danos materiais (artigo 36.º, n.º 1)

Alínea	Obrigação	Prazo legal
a)	Primeiro contacto com o tomador, o segurado ou o terceiro lesado, marcando as peritagens	2 dias úteis
b)	Conclusão das peritagens	8 dias úteis seguintes ao fim do prazo da alínea a)
c)	Conclusão das peritagens quando é necessária desmontagem (com notificação da data de conclusão)	Máximo de 12 dias úteis seguintes ao fim do prazo da alínea a)
d)	Disponibilização dos relatórios de peritagem e dos relatórios de averiguação indispensáveis à sua compreensão	4 dias úteis após a conclusão das peritagens
e)	Comunicação da assunção, ou não, da responsabilidade	30 dias úteis a contar do termo do prazo da alínea a)

Há regras que alteram estes prazos:

• Declaração amigável: os prazos das alíneas b) a e) são reduzidos a metade (n.º 6, alínea a)).
• Fatores climatéricos excecionais ou número de acidentes excecionalmente elevado em simultâneo: os mesmos prazos duplicam (n.º 6, alínea b)).
• Sem direção efetiva da reparação: se a oficina não foi indicada pela seguradora e aceite pelo lesado, os prazos das alíneas b) e c) contam-se a partir do dia em que existe disponibilidade da oficina e autorização do proprietário (n.os 2 e 3).
• Suspeita fundamentada de fraude: os prazos suspendem-se enquanto decorre a investigação (n.º 8).

Danos corporais (artigo 37.º, n.º 1)

• Informar o lesado sobre a necessidade de exame de avaliação do dano corporal por perito médico: até 20 dias a contar do pedido de indemnização, ou 60 dias a contar da comunicação do sinistro, se ainda não houver pedido (alínea a)).
• Disponibilizar esse exame ao lesado: no máximo 10 dias a contar da sua receção (alínea b)).
• Comunicar a assunção, ou não, da responsabilidade: 45 dias a contar do pedido de indemnização, se já existir relatório de alta clínica e o dano for totalmente quantificável (alínea c)).

Consequências do incumprimento

A comunicação prevista na alínea e) do n.º 1 do artigo 36.º deve consubstanciar-se numa proposta razoável de indemnização quando a responsabilidade não é contestada e o dano é quantificável (artigo 38.º, n.º 1). Se esse dever não for cumprido, são devidos juros no dobro da taxa legal (artigo 38.º, n.º 2). Um relatório entregue tarde compromete os prazos seguintes.

Relatório preliminar, final e complementar

Tipo	Quando se emite	O que deve conter
Preliminar	Após a primeira vistoria, quando ainda faltam elementos (desmontagem, orçamentos, documentos)	Constatações iniciais, estimativa provisória, lista explícita do que está pendente
Final	Quando todos os elementos necessários foram recolhidos	Estrutura completa, quantificação fechada, conclusões sem reservas por resolver
Complementar	Após o final, quando surgem danos ocultos, nova prova ou pedido de esclarecimento	Referência ao relatório anterior, o que mudou, porquê e com que prova

O relatório complementar não substitui o final: acrescenta-lhe informação. Deve ficar claro qual era a versão anterior e o que foi alterado, para que o leitor não tenha de comparar documentos à mão.

Erros frequentes

• Misturar factos declarados com factos verificados, sem indicar a fonte.
• Fotografias sem numeração, sem data ou sem ligação ao texto.
• Conclusões que introduzem factos ausentes das secções anteriores.
• Quantificação sem discriminação de peças, mão de obra e materiais.
• Perda total proposta sem indicar o valor venal, a estimativa do salvado ou quem quantificou a reparação.
• Campos de identificação copiados de outro processo e não corrigidos.
• Alterações feitas a um relatório já entregue, sem nova versão nem registo.
• Ausência de revisão por uma segunda pessoa antes da entrega.

Checklist de revisão e qualidade

Antes de entregar, o revisor deve confirmar:

1. A identificação do processo, da apólice e do bem corresponde ao processo correto.
2. O tipo de relatório e o número de versão estão indicados.
3. As circunstâncias distinguem o declarado do verificado e indicam a fonte.
4. Cada constatação relevante remete para pelo menos um elemento de prova.
5. A avaliação dos danos está discriminada e é coerente com as constatações.
6. Em perda total, constam o valor venal, a estimativa do salvado e a entidade que quantificou a reparação.
7. As conclusões decorrem exclusivamente das secções anteriores.
8. As pendências e reservas estão listadas de forma explícita.
9. A data de conclusão da peritagem e a data de entrega estão registadas, para controlo dos prazos do artigo 36.º.
10. O relatório foi revisto por alguém diferente de quem o redigiu.

Como as equipas normalizam relatórios com modelos

Um modelo de relatório de peritagem reduz a variabilidade entre peritos e acelera a revisão. Os modelos mais eficazes partilham algumas características:

• Secções fixas pela ordem descrita acima, com instruções curtas sobre o que cada uma deve conter.
• Campos estruturados (datas, matrículas, montantes, listas de opções) em vez de texto livre sempre que possível.
• Versões do modelo: quando uma seguradora muda requisitos, cria-se uma nova versão sem alterar os relatórios já emitidos.
• Modelos por ramo ou por cliente, quando os requisitos diferem de forma significativa.
• Checklist associada, com itens obrigatórios que impedem a entrega enquanto não estiverem cumpridos.

Numa plataforma como o PeritOS, os gabinetes trabalham com modelos de relatório versionados, com secções e campos tipificados. Os campos automáticos são preenchidos a partir do processo e assinalados quando editados. A submissão bloqueia o relatório, e reabri-lo cria uma nova versão, que pode ser comparada com a anterior. O revisor deixa comentários por secção, a checklist tem itens obrigatórios e o fecho do processo é aprovado por uma pessoa diferente da que o pediu.